Hvordan avklare og kommunisere god oppgave- og ansvarsfordeling?

Re-post fra LinkedIn: link

Dette er første del i en serie om hvordan å forbedre din virksomhet med prosessorientering og relaterte tema

For å effektivt produsere de produkter en enhet er ansvarlig for må de involverte parter ha en tydelig og felles forstått ansvars- og oppgavefordeling.

For å realisere de oppgaver en leder har ansvar for er delegering gjerne en selvfølge. En må skape resultater gjennom andre mennesker. Kompleksiteten i dette øker når arbeidet i tillegg krysser avdelingsgrenser. Arbeidsoppgaver skal fordeles og utføres på en bestemt måte og rekkefølge. Hvordan enkelt og tydelig avklare, analysere og kommunisere arbeids- og ansvarsfordeling?

Grafiske prosessmodeller er et veldig enkelt verktøy, men som til dette formålet kan være utrolig kraftig. Kort forklart er en prosess de aktivitetene som trengs for å skape et produkt, tjeneste eller behandle en sak. I sin enkleste forstand kan de modelleres som rektangler med streker mellom, se eksempel under:

Slike grafiske prosessmodeller lar de involverte parter danne en felles forståelse og mentalt bilde som er vanskelig å få til med kun tekstlige beskrivelser.

Modellen leses ved at sirkelen til venstre er en start- eller trigger-hendelse, eks «Sak innmeldt». Dette gjør at første aktivitet begynner, illustrert ved sekvenspilen som går fra start-hendelsen til første blå rektangel. De store rektanglene er roller, og er ansvarlige for aktivitetene de omkranser. Sekvensen gis av sekvenspilene, og prosessen avsluttes ved slutt-tilstanden «Sak behandlet». En rolle er egentlig noe annet enn en stilling, men hvis en er fersk innen slikt arbeid kan en for enkelhets skyld tenke på det som stillinger. Den mer avanserte måten å tenke om roller på er at de fylles av en eller flere stillinger. Eksempelvis kan en lang rekke stillinger inneha rollen «Avviksmelder».

Inkluder slike prosessmodeller i din virksomhet sin dokumentasjon for økt felles forståelse, evne til analyse og forbedring av arbeidet!

Den ytterligere forklaringen av hver enkelt aktivitet i prosessmodellen gis i den skriftlige delen av dokumentasjonen, aktivitet for aktivitet. For mer ambisiøse virksomheter kan en implementere fullstendige prosessorienterte styringssystemer som typisk er tilgjengelige på intranett, og bygger på en bakenforliggende virksomhetsarkitektur og software. Dette kan komplementere og/eller erstatte en stor andel tradisjonell dokumentasjon.

I kommende blogginnlegg skal vi gå dypere til verks og se nærmere på hvordan vi kan ta en slik enkel modell videre for å understøtte en rekke ulike formål, og støtte forskjellige interessenter innen eksempelvis strategi, kvalitet, risiko og IT.

I mellomtiden anbefaler jeg at du prøver å kartlegge en prosess du selv er involvert i ved å tydelig definere hva som skal produseres, hvilke aktiviteter som da må til, og hvem som er ansvarlig for hva. Du kan gjerne også tenker over følgende; Hvordan ser du for deg at slike modeller kan hjelpe deg i din rolle? Hva med rollen som kvalitetsansvarlig? Fra et finansperspektiv? Fra risiko og sikkerhetsperspektiv? Fra et informasjons- og teknologiperspektiv? Fra et endringsperspektiv?

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s